カンファレンス運営に便利なZapierのススメ
この記事は コミュニティ•カンファレンス運営 Advent Calendar 2019 - Adventarの16日目の記事です。
10月14日にDevFest Women Tokyo 2019というイベントを開催しました！
運営メンバー、登壇者、スポンサーの皆様に本当に恵まれて良いカンファレンスを開くことができました。
このカンファレンスについての話はイベントレポートにまとまっているので気になった方はぜひ読んでみてください。
今記事はこのカンファレンスで使用して便利だったzapierのワークフロー(Zap)を紹介します。
Zapierとは
Zapierは複数のwebアプリケーションを連携させることで、タスクの自動化させることができるツールです。
ちなみに呼び方は『ザピエル』だそうです。
今までザピアーって読んでました。
【追記(2019年12月23日)】
読み方違ってました。
How do you pronounce Zapier? It rhymes with happier. :)
— Zapier (@zapier) 2014年9月3日
Zapier makes you happier.
happierと韻を踏んでいるそうなのでカタカナでかくとザピアーですかね。
教えてくれた @tknzkさんありがとうございます！
IFTTTを知っている方は似た感じのツールだと思っていただければわかりやすいと思います。
IFTTTより複雑にカスタマイズできて使用できるアプリケーションが豊富なイメージです。3つ以上のアプリケーションを紐付けられるところがとてもいいですね。
Zapierでは作成したワークフローをZapと呼びます。
↓の記事が便利なところや使い方が詳しく載っていておすすめです。
カンファレンス運営で便利だったZap
お問い合わせ・スポンサー申し込み・登壇者申し込み・登壇テーマ入稿をSlackに通知する
DevFest Women Tokyo2019の準備では
- お問い合わせ
- スポンサー申し込み
- 登壇者申し込み
- 登壇テーマ入稿
4つの個別のGoogleFormを用意していました。
それぞれ返信やwebサイト反映など、投稿されたことに対して早めに対応が必要だったのでzapierを使って効率的に対応できるようにslackに通知させました。
GASでもできるのですが、Zapierを使えばコードを書く必要がなくより簡単に実現できます。
この2つのワークフローで完結します。
作る際も5分ほどで作れるのでオススメです。
メールをSlackに通知
カンファレンス準備期間中は、スポンサー、参加者、業者の手配等メールのやりとりが多くなります。
複数人で運営を行なっている場合、誰がどのメールに対応しているのか、返信する必要があるものが返信できているのか等の管理が複雑になります。
そこで届いたメールのタイトルをSlackに通知させて、Slackの投稿に対してメール返信担当者が対応完了スタンプを押すことで、メールの返信対応が完了しているかどうかを分かるようにしました。
このZapはこのような流れになります。
ビジネスプランのGmailではない場合、SlackにGmailから直接メールを流すことができなかったため間にスプレッドシートを挟んでいます。 (https://zapier.com/apps/gmail/help#common-problems-gmail)
Twitterで投稿した文章をFacebookグループにも投稿する
カンファレンスの周知や情報共有にTwitterアカウントやFacebookページを作成し投稿する場合があると思います。
投稿頻度が多くなってくると、TwitterとFacebookと複数のアプリケーションを毎回開いて投稿するのは大変になってきます。
そこでTwitterで投稿した内容をFacebookにも同時投稿するようなZapを作成しました。
このままだとリツイートも検知されてFacebookに投稿されてしまうので、下記のように設定してリツイートを対象から外します。
これでTwitterに投稿された内容がFacebookにも同時に投稿されるようになります！
まとめ
カンファレンス運営に便利なZapierを紹介しました。
カンファレンス運営は仕事としてやっているのではなく、趣味やボランティアでやっている方が多いと思います。
業務後や休憩中に対応することもありメールやフォームなどの確認は、かかる時間は少しでも精神的に負担がかかります。
基本的にこちらが受動的に見るものはすべてSlackに通知させて、必要なアクションを行う時だけ必要なアプリケーションを使用するというのがおすすめです。
Zapier使って無理のないカンファレンス運営を！
