RailsGirlsでオーガナイザーをする時のやることリストとスケジュール #railsgirls
こんにちは！
最近大阪に移住したりほやん(@rllllho )です。
エンジニアの友達が全然いないので寂しい毎日を過ごしてます…＞＜
大阪で楽しいことがあったら教えてください🙏🙏
この記事はRails Girls Japan Advent Calendar 2019 - Qiitaの3日目の記事です。
まったく3日目じゃないことを初めにお詫びさせていただきます。
私は2019年2月にRailsGirlsTokyo11thのオーガナイザーをしました。
もうほぼ1年たったのですごい今更感ありますが、オーガナイザーのタスクとスケジュール感について経験を元に書いてみようと思います。
オーガナイザーやってみたいと思ってはいてもやること多そう…何をやればいいかわからないと思っている方の参考になれば幸いです。
この記事は私の経験を元に書いています。必ずこの流れで行われる訳ではありません。
Rails Girls - Japaneseという素晴らしい開催ガイドがあり大切なことが全部書かれているのでこちらをみた上での一例としてみていただけると嬉しいです。
- まずは思いを伝える
- 開催2ヶ月半前にはしておきたいこと
- 2ヶ月前にはしておきたいこと
- 1ヶ月前にはしたいこと
- 2週間くらい前までにはしたいこと
- 2,3日前までにしたいこと
- インストールデーにやること
- 当日
- まとめ
- 最後に
- RailsGirlsTokyo11thに関するブログ
まずは思いを伝える
『RailsGirlsのオーガナイザーをしたい！』と思ったら、まずはRailsGirlsの関係者の人に伝えます。
私の場合はまずコーチとして参加していたRailsGirlsTokyo10thの懇親会でオーガナイザーをしたいと江森さん (@emorima)に話して、後日改めてFacebookメッセンジャーで、オーガナイザーをやりたいという旨のメッセージを送りました。
伝える相手はRailsGirlsのコーチ、オーガナイザー、ディレクターの話かけやすい人に伝えるといいかと思います。
自分から主体的に動いていきましょう！
開催2ヶ月半前にはしておきたいこと
日程＆開催場所探し
オーガナイザーをやることに決まったら、日程と開催場所を探します。
開催場所については自分で探しても、ディレクターの方と相談しながら決めてもいいと思います。
私の場合Twitterで場所を探してますツイートをしたところ、ありがたいことに5名ほどスペースを貸してくれるというメッセージをいただき下見をしてFiNCさんにお願いしました…！
RailsGirlsTokyo11thを開催したいんだけど場所がなーーーーーーい！50人くらいハンズオンできて懇親会もできるよき場所を貸していただける心優しい企業さんなどいらっしゃいませんでしょうか…
— りほ (@rllllho) 2018年12月4日
日程については準備時間が取れそうで開催場所と運営メンバーのスケジュールが合う金曜土曜ということで、2019年の2月22,23日にしました。
日程がきまったら↓のページに記入します(通称シャウト)
スタッフ集め
1人で運営をするのはとても大変なので、運営を手伝ってくれるスタッフが3,4人いると心強いです。
私の場合はRailsGirlsTokyoのディレクターの江森さん(@emorima)、スタッフをやりたいといってくれたらいむちゃん(@lime1024)とあきえさん、ロゴを書いてくれたりさきゃん(@_risacan)、山口からきてくれた はすみちゃん(@hsm_hx)に手伝っていただきました。
本当に運営スタッフの皆さんには感謝しきれません。ありがとうございました！
会場下見
会場を下見させてもらえる場合は下見をすることをオススメします。
会場までの行き方や実際の広さ、収容人数、ケータリング等の導線などは直接見ておいた方が後の準備が楽になります。
下見とは別に下記5点も大事な点なので確認しておいたほうがいいと思います。
- 冷蔵庫の使用は可能かどうか
- ソフトドリンクや懇親会の飲み物を冷やす必要がある場合
- ゴミの分別や捨てる場所について
- インストールデーとワークショップで連日使用するが、インストールデーで会場設営することが可能か(インストールデーに原状回復しなくてもよいか)
- Wi-Fiを借りることは可能か、同時接続数の制限はあるか
2ヶ月前にはしておきたいこと
イベントページ作成＆Doorkeeperのページを作成
日程と開催場所が決まったら、RailsGirlsのサイト(http://railsgirls.com/, http://railsgirls.jp/にイベントページを作成します。
イベントページを作成するためにGithubのプライベートリポジトリの権限をもらう必要があるため、ディレクターの方にお願いし権限をもらいます。
他のイベントページを見ながら、イベントページを実装、プルリクエストを作成、レビューをしてもらい、イベントページを公開します。
この時に作成してあれば下記の情報も掲載します。
- コーチ募集Doorkeeperイベントページ
- 参加者募集Doorkeeperイベントページ
- スポンサー募集ページ(Googleフォーム等使うといいと思います)
プルリクエストでイベントページへの反映ができます。
そのため先に開催日時だけでも公開して、後から必要な情報を足すことができてとても便利でした。
私の場合イベント公開時はロゴが決まってなかったのでRailsGirlsのデフォルトのロゴを使用してイベントページ作成公開し、ロゴが出来次第差し替えました。
ロゴ作成
イベントページ作成と並行してイベントのロゴを作成しました。
余談なんですが、私はRailsGirlsのイベントごとに違うロゴを作成する文化がめっちゃ好きです。このイベントページに載ってるたくさんのロゴをみるとめっちゃワクワクしませんか…？😍😍
railsgirls.com
イベントごとにテイストが全く違っていて個性豊かで最高の文化だと思ってます。
という感じでロゴに対して熱い思いを持っていたので、イベントのロゴをりさきゃんにお願いして作ってもらいました。
そのロゴがこちら
か、かわいすぎる😍😭⭐️✨
この鉛筆のタッチとノートパソコンとハートがたまらんかわいくて本当に大好きなデザインです。
りさきゃん本当に天才ありがとう💛
このロゴを使って、イベントページ、Tシャツ、ステッカー、カップケーキを作成しました。
1ヶ月前にはしたいこと
コーチ決定＆Tシャツ発注
RailsGirlsTokyo11thでは運営スタッフとコーチにロゴを印刷したTシャツを作成しました。
はいかわいい〜！！！！ ロゴがかわいくて本当に最高のTシャツになってます。
Tシャツを頼む場合は1ヶ月前くらいには発注する必要があり、その時までにTシャツが必要な数を確定させます。 RailsGirlsTokyo11thではコーチ＆運営スタッフにTシャツを配布しました。
開催場所の収容人数と参加者、コーチの応募状況などからコーチの人数を確定＆Tシャツのサイズを聞いて発注します。
RailsGirlsTokyo11thのTシャツは、GMOペパボ株式会社さんにTシャツスポンサーをしていただき提供いただいてます。本当にありがとうございます👕✨
参加者確定連絡
参加者を確定させアレルギーの確認・OSの確認等を行います。
細かい確認事項は会によって違うと思うので運営チームと相談して決めると良いと思います。
チーム分け＆担当するコーチを考える
RailsGirlsはほぼマンツーマンで教えることが多いので、参加者のOSやプログラミングに理解度等の情報から合いそうなコーチを考えておくといいと思います。
人数が多い場合はチーム分けを行ったほうが、チームで一体感が出て達成感や満足度も大きくなると思います。
2週間くらい前までにはしたいこと
名札＆ステッカー発注(作成する場合は)
名札を印刷する場合は、入稿と印刷、試し印刷をして修正などがあることも考慮するとが必要なのでこの時期にはデザインを決めて試し印刷をしておくと良いと思います。
RailsGirlsTokyo11thでは、最強スタッフのらいむちゃんがデザインも印刷も手配してくれました。本当にありがたい🙏✨
使用した業者については、
名札: コピー・プリント・ポスター・名刺・製本 - オンデマンド印刷のキンコーズ・ジャパンさん
ステッカー: ネット印刷は【印刷通販＠グラフィック】さん
にお願いしました。
コーチ打ち合わせ
コーチの方の打ち合わせを行います。
オーガナイザーの開催への熱い思いを話したり、事前にチーム分けをしている場合はチームでどのように進めるか話したり、使用する資料の読み合せや注意事項の共有を行います。
文具類購入
名札をいれるカバー、名札を書く際に使用する文具、コーチが参加者に説明する時に使用する画用紙、装飾する場合は装飾物を購入します。
これらは必須じゃなく購入できる場合はあると良いと思います。
昼ご飯の弁当＆懇親会のケータリングの用意
当日にワークショップに来る人数が確定したら昼ご飯の弁当と懇親会のケータリングの用意を手配します。
RailsGirlsTokyo11thでは、スタッフのつのださんが手配してくれました…！ありがとうございます。
事前の連絡でアレルギーの連絡をもらってる場合は、参加者の方にケータリングについて連絡し場合によっては別途用意します。
スイーツ注文(やる場合は)
RailsGirlsのワークショップでは、参加者の方は1日で知らないことをたくさん学ぶためとても疲れます。
そのため糖分(お菓子)があると喜ばれるので、余裕があれば手配するのをおすすめします。
RailsGirlsTokyo11thではカップケーキを注文しました。
参加者にも好評でした🧁✨
スポンサーの方に連絡
スポンサーしていただいた企業の方々にスポンサーLTの連絡をします。
LTの順番、スクリーンサイズの共有をします。
また当日受付シートを作成するために、当日来られる方の名前も聞いておきましょう。
受付シート作成
当日の受付シートを作成します。
- 参加者
- コーチ
- 運営スタッフ
- スポンサー
それぞれの名前、参加者はチーム分けを書いた受付シートがあると当日の出欠確認や案内がスムーズにできるのでおすすめです。
飲み物お菓子発注
当日の飲み物(ソフトドリンク・コーヒー・懇親会用のアルコール(必要な場合は))を手配します。
これもRailsGirlsTokyo11thでは、最強スタッフのらいむちゃんが手配してくれました。
業者はお酒の通販サイト【なんでも酒やカクヤス】さんにお願いしました。
冷やすものがある場合は、開催場所に飲み物を冷やすスペースをお借りできるかどうかを事前に確認する必要があります。
開催場所に届けるものリスト作成
お弁当やスイーツ、飲み物を業者に注文する場合は、開催場所で受け取りが可能かを確認する必要があります。
受け取り可能な場合は、いつ何が届くのかのリストを作って開催場所の担当者の方に共有しておくとスムーズに受け取りができると思います。
2,3日前までにしたいこと
お弁当手配
お弁当の手配を行います。 業者によって違うと思うので業者は先に探しておいて注文時期を確認する必要があります。
RailsGirlsTokyo11thの場合は2,3日前に注文しました。
おそらく参加者の中で少しキャンセルが出たりしていると思うので、人数を調整してお弁当を発注します。
司会スライド作成
ワークショップ中に使用する司会スライドを作成します。
- RailsGirlsについて
- 自己紹介
- 当日タイムスケジュール
- 作るものについて
- スポンサー紹介
について記載があるといいと思いますが、基本的に自由に作ればいいと思います。
私がRailsGirlsTokyo11thで作成したスライドを載せておきます。参考になれば幸いです。
(自己紹介ページの情報が古い…)
当日の持ち物確認
最後スタッフの持ち物を確認します。
当日持ち物チェックボックスで適宜書いておいてチェックすると漏れがなく確認できるのでオススメです。
当日の朝に用意する必要があるものの場合は忘れないようにするためにリマインダーなどをセットしておくといいと思います🐄
インストールデーにやること
インストールデーには少し早く行って会場の設営を行います。
- ノベルティ置く
- 受付設営
- 机と椅子設営
- みんなが帰った後に机の上の準備
- 画用紙
- 名札
- 自己紹介の紙
- ペン
余談ですがRailsGirlsTokyo11thの場合は、前日インストールデーの際に電源タップが足りないことに気づいて近くの家電量販店で買い足したりしました。
臨機応変に対応することが大事ですね。
当日
緊張すると思いますが(した)、臨機応変に楽しみましょう！
この素晴らしい写真は写真スポンサーとしてラブグラフさんに撮っていただきました！ありがとうございます。
まとめ
RailsGirlsTokyo11thでの準備とスケジュール感についてまとめてみました。
結構書き出してみたら多いので大変かな…と思いますが必須じゃないものも多いので適宜カスタマイズしてやれる範囲で無理せずやってみてください。
またこれらの知見は、過去RailsGirlsのオーガナイザーが残してくださった知見や、運営スタッフからのアドバイスの集大成です。
本当にありがとうございます。私も未来のオーガナイザーさんの力になれてたらいいな。
最後に
RailsGirlsTokyo11thのイベント当日は、参加者、スポンサーの皆様、コーチ、運営スタッフ、全員のおかげで、ほんっとうに楽しい1日になりました。 本当にありがとうございました。 死ぬ前の走馬灯に出てくる自信があるくらい良い思い出です。
ぜひRailsGirlsのオーガナイザーやりたいな〜と迷ってる方は一歩踏み出してやってみてください。 大変なこともありますがきっと良い経験になると思います！
RailsGirlsのイベントが多く開催されて、ものづくりの楽しさがもっとたくさんの人に伝わればいいな〜
RailsGirlsTokyo11thに関するブログ
最後にRailsGirlsTokyo11thに関する記事を書いてくださった方を紹介させてください。
全記事何回も食い入るように見直してます。本当にありがとうございます。
